Sluker matrisefallgruvene din energi unødvendig?

Har du kjent på frustrasjonen når du ikke får gjennomslag? Når folk blir ikke med deg og du ikke har autoritet å drive det igjennom? 

Eller på irritasjonen når makt- og interessekonflikter gjør at prosjekter og gode ideer stopper opp? Kanskje du er i en gråsone hvor ingen tar ansvar, eller det oppstår usikkerhet og misforståelser, eller mye dobbeltarbeid? Du er ikke alene - det er vanlig i matriseorganisasjoner.

For å skape større fleksibilitet, øke nærhet til kundene, øke innovasjon og samhandling, og evne å ta raskere beslutninger går mange virksomheter over fra 1-dimensjonelle linjer til å jobbe i en 2-dimensjonell matriseorganisasjon. Alt flere går helt over til 3-dimensjonelle strukturer med selvledende team. Trenden er å jobbe mer i nettverk med team og prosjekter for å skape resultater raskere.Det høres jo så riktig ut og hvem skulle ikke ville ha det sånn? Men, ofte oppnår vi ikke de tiltenkte fordelene fordi vi havner i fallgruver. Vanlige fallgruver er nettopp makt- og interesse-konflikter, misforståelser, dobbeltarbeid, og gråsoner der ingen tar ansvar, prosesser og beslutninger som stopper opp.. Hvordan kjennes det ut å være i fallgruver? Demotiverende. Det sluker energi.

Hvorfor havner vi i fallgruvene? Hvordan kan de unngås?
Mange ledere har bygget sine karrierer i tradisjonelle organisasjoner i hierarkiske linjer og er ofte faglig dyktige. Men de har ikke trent så mye på ferdigheter som kreves i matriser – nemlig å få til konstruktiv samhandling på tvers (med eller uten autoritet). For å oppnå de ønskede fordelene med flatere organisasjoner, øker kompetansekravet til menneskelige ferdigheter som henter frem kollektiv kreativ intelligens gjennom konstruktiv samhandling (på tvers), koordinasjon av oppgaver (på tvers), og rask læring (deling på tvers).

Dette er ferdigheter mange faglig dyktige ledere ofte ikke har trent særlig på. Eller kanskje ikke forstår viktigheten av for å lykkes i dagens måte å skape verdier på.

Eksempler og konsekvenser av fallgruver:

1. Vekststrategier kan mislykkes hvis man ikke kommer forbi fallgruven ‘makt- og interessekonflikter’ . Et eksempel: Fordi det manglet felles mål og forståelse for hvorfor det var viktig og hastet kan det skje at ‘den nye fabrikken tok for lang tid å ferdigstille i forhold til muligheten og timingen i markedet’. Uoppdagede svake ledd i organisasjonen - som fallgruver er, kan gjøre at initiativer mislykkes. Penge, tids- og energisluk.
2. Ledere som har ansvar for for mange initiativer, er overarbeidet og ikke kommer rundt fallgruven ‘mangel på koordinasjon av oppgaver’, får ikke delegert og koordinert prosjekter som planlagt og ønsket. At ting stopper opp skaper frustrasjon. Tids- og energisluk.
3. Møtekulturer som stadig fører til at deltakerne havner i fallgruven ‘misforståelser og gråsoner av ansvar’ gjør at man ikke får hentet frem det beste i de som deltar. Man går helt eller delvis glipp av kollektiv, kreativ intelligens som trenges for å løse komplekse oppgaver og skape felles engasjement. Uenigheter og uklare situasjoner skaper irritasjon, konflikter, og usikkerhet. Tids- og energisluk.
4. I møter ser vi også ofte fallgruven ‘mangel på koordinasjon av oppgaver’ som fører til at ting stopper opp og/eller dobbeltarbeid. Skaper misnøye og frustrasjon. Tids- og energisluk.

Ledere i flate organisasjoner lykkes lettere dersom de er dyktige på å håndtere de mange situasjonene og følelsene (egne og andres) som oppstår i hverdagen. Rammer for beslutninger, lederprinsipper, og spesifikke kommunikasjonsmetoder hjelper for å:

- filtrere dårlige fra bra idéer raskere
- inspirere og gi retning
- samkjøre felles mål og innsats
- håndtere motsigende synspunkter i diskusjoner konstruktivt
- få alle å kjenne seg respektert og inkludert
- korte ned beslutningstiden (og ta beslutninger alle kan leve med)

Hva kan du gjøre for å hente ut ønskede fordeler med flate, matriseorganisasjoner?

• Sikre at alle har et felles overordnet mål som engasjerer mer enn egne linjemål. Hjelp medarbeiderne prioritere og samhandle på tvers ved å gi tydelig prioritering fra toppledelsen så medarbeidere lengre ned i organisasjonen slipper ta de konfliktene. Da vil du redusere lojalitets, makt- og interessekonflikter.
• Samkjør felles mål og jobb-beskrivelser med de andre matriselederne.
• Ha tydelige forventningsavklaringer rundt ansvar og autoritet ved å bruke RACI - eller bruk en variant jeg har sammenstilt som heter Slow-Map* (humane prosjekt- og delegeringsspørsmål).
• Gi ledere matriseopplæring á la ‘Unngå fallgruver og lær hvordan lykkes med matrise’
• Etablere beslutningsrammer og guidende leder- og beslutningsprinsipper.
• Sørg for at ledere og team-medarbeidere får trening i effektive, spesifikke kommunikasjonsmetoder og mestringsstrategier. Hjelp de bli dyktige på å øke gjennomslagskraft og få folk med, skape konstruktiv samhandling, gjennomføre effektive møter, lære av hverandre på tvers, forankre beslutninger godt, og koordinere hvem som gjør hva.

Tenk gjennom: Evner vi å hente ut ønskede fordeler med matriseorganisasjonen? Hvilke fallgruver opplever vi ofte? Hva kan - og vil vi gjøre for å unngå disse?

Ønsker deg alt godt. Jeg tror på deg. Du er alltid velkommen å ta kontakt.

Varm hilsen,
Efwa

PS. Snart er boken Fremtidsrettet Ledelse ferdig! Hvordan blir fremtiden og hva bekymrer du deg for? Sammen med noen spennende gjesteskribenter skriver jeg om fremtidens ledelse og hvordan digitalisering og AI kraftig endrer tre verdiskapende, ikke-teknologiske elementer: VEKST & TEMPO blir EKSPONENTIELT , ORGANISASJONSSTRUKTUREN blir NETTVERKSBASERT, og den MENNESKELIGE FAKTOREN blir KONKURRANSEFORDELEN. Målet er å gi innsikt og praktiske tips så du kan slippe noen av utfordringene som kommer. Send meg en epost til [email protected] dersom du vil vite mer eller få beskjed når boken kommer ut.

*Hvis du vil ha Slow-Map templaten for å avklare forventninger og ansvar, klikk på denne linken så får du tilgang.